Najważniejsze ustalenia

  • Jeden na trzech pracowników biurowych w polskich miastach powyżej 200 tys. mieszkańców pracuje hybrydowo, co prowadzi do fundamentalnego przewartościowania strategii biurowej.
  • 88% organizacji przyjęło model pracy hybrydowej, przy czym większość wymaga obecności pracowników w biurze między dwa a trzy dni tygodniowo.
  • Aktywność wynajmujących biura w Warszawie napędzana jest trendem optymalizacji i zmniejszania powierzchni, z priorytetem jakości nad wielkością.
  • Sektor elastycznych biur w Polsce rozwijał się szybko, zajmując ponad 3% całkowitych zasobów biurowych i wzrastając o ok. 30% od 2023 r. do około 425 tys. m².
  • Średnia stopa pustych powierzchni na rynkach regionalnych spadła do 16,9% po raz pierwszy od wielu lat, sygnalizując zmniejszającą się podaż i poprawiającą się dynamikę popytu.
  • Najemcy priorytetyzują nowoczesne budynki w dobrze połączonych lokalizacjach centralnych, ze standardem budynku, dostępnością i połączeniami transportem publicznym jako kluczowe w wyborze powierzchni.

Skala adopcji pracy hybrydowej w Polsce

Jeden na trzech pracowników biurowych w polskich miastach powyżej 200 tys. mieszkańców pracuje hybrydowo, według badań Cushman & Wakefield. To nie margines, ale mainstreem: 88% organizacji przyjęło model pracy hybrydowej, przy czym większość starannie strukturyzuje wymagania dotyczące obecności. 43% firm wymaga obecności w biurze minimum dwa dni tygodniowo, a prawie połowa (46%) określa wymóg pracy stacjonarnej w biurze trzy lub więcej dni tygodniowo.

Dla najemców biur oznacza to praktyczne konsekwencje. Stare założenie—że każdy pracownik potrzebuje dedykowanego biurka przez pięć dni w tygodniu—już nie obowiązuje. Zamiast tego dane rynkowe potwierdzają, że wielu dzieli czas między biuro i dom, szczególnie w największych polskich miastach, przy czym wielu pracodawców takie rozwiązania dopuszcza, ale wolałoby wyższą obecność w biurze.

Redukcja, nie porzucenie: zmiana paradygmatu z wielkości na jakość

Aktywność wynajmujących biura w Warszawie w ostatnich 12 miesiącach napędzana była trendem optymalizacji i zmniejszania powierzchni biurowych, przy czym liczba transakcji wzrosła o prawie 18% w porównaniu do najwyższego roku 2019. To zasadnicze rozróżnienie: firmy nie opuszczają biur, ale działają mądrzej.

Struktura popytu w 2023 r. zdominowana była relokacjami stanowiącymi około 53% wszystkich umów, pokazując, że pracodawcy adaptują swoje modele operacyjne do zmieniających się warunków rynku, często priorytetyzując jakość nad wielkością biura. W praktyce oznacza to:

  • Mniejsza całkowita powierzchnia z wyższą specyfikacją finiczną i layoutem.
  • Strategiczne wybory lokalizacji bliżej miejsca zamieszkania pracowników, zmniejszające tarcie związane z dojazdami.
  • Inwestycje w udogodnienia przyciągające ludzi do współpracy—sale konferencyjne, strefy relaksu, obiekty wellness—zamiast jednolitych rzędów biurek.

To z kolei przynosi korzyści właścicielom centralnie położonych budynków biurowych klasy A spełniających surowe wymogi ESG zarówno w kwestii aspektów środowiskowych, jak i zdrowia oraz dobrostanu pracowników.

Elastyczne biura rozwijają się na całej Polsce

Wzrost elastycznych zasobów biurowych przewyższa tradycyjny najem. Sektor elastycznych biur w Polsce rozwijał się szybko, zajmując ponad 3% całkowitych zasobów biurowych kraju, wzrastając o ok. 30% od 2023 r. do około 425 tys. m².

Warszawa pozostaje największym hubem elastycznych biur w Polsce z około 235 tys. m² elastycznej przestrzeni, reprezentując około 3% zasobów biurowych miasta, ze wskaźnikami obłożenia szacowanymi na około 90%. Kraków stał się najbardziej zdywersyfikowanym regionalnym rynkiem elastycznych biur z 16 operatorami zarządzającymi około 70 tys. m² przestrzeni, stanowiącymi 4% zasobów biurowych miasta. Wrocław odnotował wzrost podaży elastycznych biur o prawie 50% w trzy lata, osiągając około 45 tys. m², przy czym większość elastycznej przestrzeni zarządzana jest bezpośrednio przez właścicieli budynków, a nie marki coworkingowe.

Popyt pochodzi coraz bardziej z firm z branż IT, finansów, e-commerce i marketingu, a także międzynarodowych firm otwierających satelitarne biura bliżej pracowników, przy czym elastyczność staje się głównym czynnikiem w decyzjach biurowych, ponieważ firmy szukają krótszych zobowiązań i przestrzeni mogących szybko adaptować się do zmieniających się potrzeb siły roboczej.

Zróżnicowanie regionalne: liderstwo Warszawy, silny rozmach regionalny

Warszawa pozostaje rynkiem dominującym z ponad 6,28 mln m² nowoczesnej przestrzeni i stopą pustych powierzchni na poziomie 10,5%. Jednak nie chodzi tylko o Warszawę. Stolica wynajęła ponad 160 tys. m² biur w Q1 2025, głównie napędzane nowymi umowami najmu, podczas gdy rynki regionalne takie jak Kraków, Wrocław, Trójmiasto i Poznań wynajęły prawie 180 tys. m² z ponad połową ze renegocjacji umów.

Największymi rynkami regionalnymi są Kraków (1,83 mln m²), Wrocław (1,36 mln m²) i Trójmiasto (1,07 mln m²). W tych miastach praca hybrydowa napędza wzrost satelitarnych biur i zdecentralizowane huby zespołów. Rynkami regionalnymi liderem z 86 tys. m² w budowie jest Kraków, następnie Wrocław z 27 tys. m², przy czym Kraków wynajął około 57 tys. m² w Q1 i Wrocław z 44 tys. m².

Stabilność czynszów, rozbieżności pustych powierzchni

Stawki czynszu pozostają stabilne na całym polskim rynku biurowym, ale wzorce pustych powierzchni opowiadają historię polaryzacji między pierwszorzędnym i drugorzędnym zasobem. W centralnej Warszawie główne czynsze wynoszą od 18 do 27 €/m²/miesiąc, podczas gdy lokalizacje niecentralne oferują przestrzeń za 10-17 €, a w miastach regionalnych czynsze wynoszą zazwyczaj od 9 do 19,5 €/m²/miesiąc w zależności od klasy budynku i lokalizacji.

CBD utrzymuje zdrową stopę pustych powierzchni na poziomie 7%, podczas gdy dzielnice takie jak Służewiec przekraczają 20%, a w miastach regionalnych średnia stopa pustych powierzchni wynosi 17% z rozbieżnymi trendami—Kraków i Katowice notują spadek pustych powierzchni, podczas gdy Wrocław i Poznań raportują wzrosty.

Ograniczenia podaży są realne. Ukończenia nowych projektów osiągnęły historycznie niski poziom zaledwie 20 tys. m² w 2025 (–83% rok do roku), przy czym jakość budynku, efektywność energetyczna i elastyczne aranżacje przestrzeni zyskują na znaczeniu gdy najemcy konkurują o nowoczesny, efektywnie zaprojektowany zasób w dobrze połączonych lokalizacjach.

Jak wygląda projektowanie biur w świecie hybrydowym

92% firm mówi, że chce zmodernizować swoje biura z myślą o nowym modelu pracy, przy czym 73% planowało (lub planuje) wprowadzić więcej biurek udostępnianych—biurek nieprzypisanych pracownikowi—do końca 2025 r. To nie tylko redukcja kosztów; odzwierciedla autentyczną zmianę w sposobie pracy zespołów.

W środowisku hybrydowym biuro staje się miejscem przeznaczonym dla określonych działań: strukturalna kolaboracja, burze mózgów, budowanie zespołu, mentoring. Ustalenia z ostatniego badania Colliers pokazują, że idealne środowiska robocze mają wskaźniki obłożenia między 50% a 80%, zakres, w którym biuro staje się żywą przestrzenią roboczą oferującą idealne warunki do spontanicznej kolaboracji. Przebojone duże otwarte sale ze wszystkimi zajętymi stanowiskami to już nie cel; priorytetem jest strategiczna przestrzeń ułatwiająca połączenia.

Zrównoważenie odgrywa również rosnącą rolę w decyzjach najemców, przy czym 71% wynajętej przestrzeni w Warszawie w H1 2025 w budynkach ze zielonymi certyfikacjami środowiskowymi, a prawie połowa (48%) w budynkach o najwyższych certyfikatach takich jak BREEAM Excellent lub Outstanding, lub LEED Platinum.

Perspektywa: ograniczenie podaży, premia jakości

Polski rynek biurowy notował historycznie niskie wielkości przestrzeni w budowie, wskazując, że dostępność będzie ograniczona przez lata, podczas gdy zarówno w Warszawie, jak i na rynkach regionalnych stopy pustych powierzchni spadły, szczególnie w centrach miast, gdzie rośnie popyt na nowoczesne, certyfikowane budynki oferujące wysokie standardy.

Implikacja jest jasna: firmy szukające pierwszorzędnej przestrzeni w pożądanych lokalizacjach będą spotykać konkurencję i presję cenową. Te gotowe zaakceptować lokalizacje drugorzędne lub starsze zasoby będą miały lepszą zdolność negocjacyjną. Praca hybrydowa nie zabiła popytu na biura; uczyniła ten popyt znacznie bardziej selektywny.

Pytania i odpowiedzi

Ile powierzchni biurowej typowo potrzebuje firma w modelu hybrydowym?

W prawdziwym modelu hybrydowym, w którym 50–70% pracowników jest w biurze w danym dniu, organizacje zwykle planują 6–10 m² powierzchni roboczej na osobę, plus przestrzenie dodatkowe dla spotkań, nieformalnej kolaboracji i obiektów wspólnych. To znacznie mniej niż przedpandemiczny standard 12–15 m² na osobę. Dokładna liczba zależy od konkretnego harmonogramu hybrydowego organizacji, struktury zespołu i rodzaju wykonywanych prac. Zespół finansowy z zaplanowanymi dniami w biurze może wymagać więcej dedykowanej przestrzeni niż agencja kreatywna używająca bardziej elastycznego, opartego na aktywnościach layoutu.

Czy umowy najmu w Polsce stają się krótsze na dostosowanie się do elastyczności pracy hybrydowej?

Tak, ale stopniowo. Podczas gdy tradycyjne umowy najmu w Polsce pozostają na poziomie 5–10 lat, obserwuje się wymierny wzrost krótszych umów (3–5 lat) i elastycznych klauzul umownych pozwalających na dostosowanie powierzchni w miarę zmian potrzeb obłożenia. Właściciele reagują na popyt najemców oferując opcje przerwania umowy, odnowienia i strategie fazowania, które dostosowują warunki do niepewności biznesu. Firmy powinny negocjować elastyczność w warunkach początkowych i dyskutować, jak umowa dostosuje się, jeśli polityka hybrydowa się zmieni.

Które polskie miasta oferują najlepszą wartość dla satelitarnych lub regionalnych hubów biurowych w strategii hybrydowej?

Kraków, Wrocław, Poznań i Trójmiasto (Gdańsk, Gdynia, Sopot) oferują silne pule talentów i rosnące nowoczesne zasoby biurowe przy niższych kosztach niż Warszawa. Czynsze wynoszą 9–19,5 €/m² miesiącznie w zależności od lokalizacji i klasy budynku, w porównaniu do 18–27 €/m² w centralnej Warszawie. Firmy otwierające satelitarne huby do obsługi lokalnego talentu lub zmniejszenia dojazdów często stwierdzają, że te miasta oferują najlepszą równowagę kosztów, udogodnień i dojrzałości rynku. Kraków jest szczególnie popularnym hubem technologicznym i usług profesjonalnych, przyciągającym międzynarodowych najemców.

Co dzieje się z pustymi lub niedoużywanym biurami w Polsce w miarę rozpowszechniania się pracy hybrydowej?

Starsze budynki w drugorzędnych lokalizacjach podlegają konwersji na mieszkaniowe, mieszane wykorzystanie lub zmianę przeznaczenia—trend już widoczny w Warszawie i Krakowie. Nowoczesne, dobrze utrzymane budynki w lokalizacjach centralnych o silnych wymogach zrównoważenia są zatrzymywane i aktywnie wynajmowane. Właściciele pierwszorzędnych zasobów korzystają z niedoboru; właściciele starych budynków w mniej połączonych obszarach mają presję na spadek czynszu i ryzyko konwersji. To wzmacnia strategię najemcy: priorytetyzuj lokalizację, standard i zrównoważenie wybierając przestrzeń, ponieważ takie aktywa będą zatrzymywać wartość i możliwość wynajmu na dłuższy okres.

Zdobądź odpowiednią przestrzeń biurową

Praca hybrydowa to już nie tymczasowa odpowiedź na kryzys; to sposób, w jaki firmy w Polsce teraz działają. Rynek biurowy odzwierciedla tę rzeczywistość: mniejsze, ale inteligentniejsze powierzchnie, wybór lokalizacji na pierwszym miejscu, premie za jakość i silny wzrost elastycznej, modułowej przestrzeni. Czy zmniejszasz, rozszerzasz się regionalnie, czy renegocjujesz umowę najmu, rozumienie tych dynamik jest niezbędne do zabezpieczenia odpowiedniej przestrzeni na właściwych warunkach.

Jeśli aktywnie szukasz przestrzeni biurowej, która pasuje do modelu hybrydowego—czy to w Warszawie, Krakowie, Wrocławiu czy innym polskim mieście—opublikuj swoje wymagania na naszym portalu aby połączyć się z właścicielami wysokiej jakości i uzyskać dostęp do obecnej dostępności na największych rynkach biurowych Polski.

Źródła

Property Forum; Michael Page Poland; Allwork.Space; Raport EY (Praca zdalna w Polsce 2024); Cushman & Wakefield / Raport AXI IMMO Rynków Biurowych Regionalnych 2025; JLL Poland – European Key Player in the Business Services Sector; Colliers International; Knight Frank.