Jak dziś wygląda obecność instytucji publicznych na rynku biurowym?

 

MK: Widać, że z roku na rok instytucje publiczne są coraz bardziej aktywne na tym rynku. W ciągu ostatnich pięciu lat wynajęły ponad 400 tys. mkw. powierzchni, głównie w Warszawie. To duża skala, która pokazuje, jak istotnym stały się najemcą. Trzeba jednak zaznaczyć, że urzędy działają inaczej niż firmy prywatne – proces wyboru biura i negocjacji jest u nich dłuższy i bardziej skomplikowany.

 

Na co w pierwszej kolejności zwracają uwagę przy podpisywaniu umów najmu?

 

MK: Kluczowe jest jasne ustalenie, za co dokładnie najemca płaci i w jaki sposób rozliczane będą poszczególne koszty. Ważne jest również przewidzenie możliwych scenariuszy, które mogą wydarzyć się w trakcie kilkuletniego najmu, i odpowiednie zabezpieczenie interesów urzędu. Oczywiście nie da się zapisać wszystkiego, ale doświadczenie w tego typu transakcjach pozwala wskazać klauzule, które mają największe znaczenie.

 

Czynsz w euro czy w złotówkach? To jeden z trudniejszych tematów negocjacyjnych?

 

MK: Tak, to bardzo częsty punkt sporny. Właściciele budynków, zwłaszcza finansowanych kredytami w euro, oczekują, że czynsz będzie ustalony w tej walucie. Instytucje publiczne natomiast preferują złotówki – to prostsze i eliminuje ryzyko kursowe. Warto przypomnieć, że zasada walutowości, która kiedyś nakładała obowiązek rozliczeń w PLN, przestała obowiązywać w 2009 roku.

 

Rozwiązań, które pozwalają znaleźć kompromis, jest kilka. Popularne jest wprowadzenie tzw. capu na kursie walutowym, czyli zapisu w umowie określającego widełki, w których kurs może się zmieniać. Jeśli kurs przekroczy ustalone granice, nadwyżka nie jest brana pod uwagę przy rozliczeniu.

Innym rozwiązaniem jest zapisanie czynszu w euro, ale z każdorazowym przeliczeniem na złotówki według kursu z dnia poprzedzającego wystawienie faktury. W ten sposób płatność odbywa się w PLN, a właściciel ma odniesienie do wartości euro.

Czasami stosuje się też przeliczenie według średniego kursu z ostatnich 12 miesięcy, a uzyskana kwota w złotówkach zostaje wpisana do umowy. To stabilizuje wysokość czynszu i eliminuje ryzyko nagłych skoków kursowych.

 

Jak instytucje zabezpieczają się w kwestii długości najmu?

 

MK: Zdecydowana większość stara się wprowadzić do umowy klauzulę break option, czyli możliwość wcześniejszego zakończenia najmu. Przy kontraktach podpisywanych na 7–10 lat to bardzo ważny zapis.


Z punktu widzenia właściciela nie jest to łatwe do zaakceptowania – finansuje on bowiem wykończenie biura, a te nakłady amortyzują się w całym okresie umowy. Dlatego stosuje się zapisy zobowiązujące instytucję do zwrotu niezamortyzowanych nakładów lub wprowadza się kary umowne w wysokości kilku miesięcy czynszu.


Wyjątkiem są sytuacje ustawowej likwidacji instytucji. Wówczas właściciel godzi się na wcześniejsze zakończenie najmu, bo gwarantem umowy jest Skarb Państwa.

 

Jak wygląda kontrola opłat eksploatacyjnych?

 

MK: To bardzo wrażliwy temat. Service charge obejmuje wiele kosztów, a katalog tych pozycji jest otwarty, więc właściciele mogą dodawać nowe elementy w zależności od zmian prawa czy sytuacji rynkowej. Ostatnie lata pokazały, jak bardzo mogą one rosnąć.
Dlatego doradzamy zapisy, które ograniczają ten wzrost – np. maksymalnie do 5 proc. rocznie lub do średnich stawek w podobnych budynkach w danym mieście.


Dodatkowo przygotowujemy załączniki do umów, które precyzyjnie wskazują, jakich kosztów nie można doliczać do opłat eksploatacyjnych – np. wydatki na inwestycje w budynek zawsze powinny być po stronie właściciela.

 

Czy instytucje publiczne negocjują też usługi dodatkowe?

 

MK: Zdecydowanie tak. Urzędy chcą, by biuro nie tylko spełniało standard techniczny, ale było też komfortowe. Dlatego w umowach coraz częściej pojawiają się zapisy o pokryciu kosztów przeprowadzki, sprzątaniu, serwisie kawowym, umeblowaniu czy nawet instalacjach IT.
Właściciele zazwyczaj korzystają z podwykonawców, a my jako doradcy pomagamy wybrać najlepsze oferty, pamiętając, że dla instytucji liczy się nie tylko cena, ale też jakość usług. Ci, którzy potrafią zaoferować taki pakiet, zyskują przewagę konkurencyjną.

 

Jak podsumowałby Pan proces pozyskiwania biur dla instytucji publicznych?

 

MK: To proces wymagający dokładnej analizy, dobrej znajomości rynku i umiejętnych negocjacji. Każda umowa powinna być dopasowana do potrzeb konkretnej instytucji, ale też chronić interes właściciela. Kiedy uda się znaleźć równowagę, urzędy zyskują bezpieczne, wygodne biura, a właściciele – stabilnych najemców na lata.

 

Marcin Kowal, Associate Director w dziale Powierzchni Biurowych Newmark Polska.